Arxius en comú: transparència i gestió documental a l’Ajuntament de Barcelona


Després de les quatre entrades anteriors dedicades als programes electorals, un cop s’ha publicat el nou organigrama de l’Ajuntament de Barcelona, toca analitzar com ha quedat el Sistema Municipal d’Arxius (SMA), denominació oficial segons el Reglament del 2010,  i de quina manera es vincula o no amb la transparència i la rendició de comptes. Recordem que aquestes eleccions són les primeres celebrades un cop promulgada la Llei 19/2014 de transparència, accés a la informació i bon govern. Una llei que, inequívocament, fonamenta tècnicament en la gestió documental tan el sistema general d’informació com els canvis organitzatius que han de bastir-se per assolir les polítiques de transparència (art. 5.2, 5.4 i 19.3).

L’Ajuntament passarà a estructurar-se, Alcaldia a banda, en quatre grans àrees, tal com consta al Decret d’alcaldia publicat a la Gaseta Municipal núm. 18 (17/06/2015). La tercera, sota la direcció del tinent d’alcalde Jaume Asens, engloba Drets de la ciutadania, Participació i Transparència. En aquesta àrea és on trobem l’àmbit material Transparència i govern obert (3.4), així com Cultura (3.6). Cau la figura del comissionat de participació ciutadana (que liderava també el disseny de les polítiques de transparència i govern obert) i, per contra, es crea la figura del comissionat de cultura (encara per nomenar a hores d’ara). Cal destacar, per tant, que orgànicament, l’Arxiu Històric (3.6.6) estarà vinculat a la mateixa àrea que transparència, mentre que el SMA, “Arxiu” (1.2.5), resta dins l’àmbit de Règim interior (1.2), enquadrat a l’Àrea de Treball, Economia i Planificació Estratègica, al capdavant de la qual hi trobem el tinent d’alcalde Gerardo Pisarello. En aquesta mateixa àrea hi ha també dos àmbits prou rellevants: Sistemes d’informació i telecomunicacions (1.7), encarregat de l’Administració electrònica, i Coneixement i Innovació (1.8), que s’ocupa de les tecnologies de la Informació i comunicació.

Com a arxiver, sempre posaré per davant la rellevància de la vinculació funcional a l’orgànica. Però, també és cert que, algun dia, m’agradaria poder veure reflectida la coherència funcional sobre la gestió i preservació de la documentació i informació públiques en un organigrama municipal. Sobretot quan, com succeeix a Catalunya, el marc normatiu (des de la llei d’arxius 10/2001 a la recent llei de transparència) reconeix aquesta coherència.

L’atribució orgànica en dues àrees de govern diferents del SMA, d’una banda, i de Transparència i govern obert, de l’altra, reifica la concepció que són dos àmbits completament separats, en una clara continuïtat respecte el consistori anterior, que no havia considerat com a necessària la presència de l’Arxiver en cap a la Comissió de govern obert. Certament, mitjançant l’adequada coordinació funcional, es pot aconseguir també acomplir amb les obligacions de la llei (garantir l’autenticitat i la veracitat de les dades objecte de publicitat activa; estructurar la informació del Portal de transparència seguint el Quadre de Classificació Corporatiu; …), però tot plegat seria molt més fàcil si, orgànicament, es vinculés de manera explícita el tractament integral de la informació pública (és a dir, des del moment en què es crea i/o es rep a la seva eliminació/preservació, passant per l’accés fiable).

Per exemple, si, d’acord amb el Reglament municipal de 2010 i d’acord amb la llei d’arxius i documents, és el SMA l’encarregat de dissenyar el sistema de gestió documental de l’Ajuntament (independentment del suport de la informació), com és que “Arxiu” i “Administració electrònica” es troben en àmbits materials separats? No tindria més sentit haver integrat en un àmbit específic i propi tots dos epígrafs? O és que es poden implementar procediments electrònics sostenibles a llarg termini sense comptar amb l’avaluació documental, per posar un exemple prou evident? Un àmbit material com “Arxiu i administració electrònica”, des de l’àrea de Planificació estratègica, tindria el pes i la rellevància suficients com per fer evident la seva correspondència funcional amb l’àmbit de “Transparència i govern obert”, a l’àrea de Drets de la ciutadania. Sota el paradigma del Govern Digital al qual ens hi adrecem inevitablement, cal assegurar la unió efectiva del backoffice i del frontoffice ja des del mateix organigrama. Bo i més quan, com dèiem a l’inici, la llei de transparència (més enllà de l’esbiaixat desplegament efectiu que pateix) considera la gestió documental com el seu fonament tècnic.

I és que per garantir la transparència calen menys metàfores literàries i més esforç organitzatiu. Mentre el sistema de gestió documental no s’implementi integralment a totes les àrees de l’administració municipal, l’Ajuntament no podrà garantir l’accés fiable a la informació per part de la ciutadania. El cas 4F, del qual l’actual equip de govern ha fet bandera abans de les eleccions, és una bona prova. Encara és hora que es donin explicacions fefaents sobre la desaparició del llibre-registre de detinguts de la comissaria de Ciutat Vella. Com que l’informe de Serveis Jurídics de l’Ajuntament no ho va fer, recordarem que tan el Codi Penal (art. 413), la llei de policies locals (art. 52.2) i, òbviament, la llei d’arxius (art. 38.3 i 38.4) estipulen sancions prou severes (inclosa la presó) per l’eliminació incontrolada de documentació. Sancions que, passats entre sis i set anys del moment en què es produïren els fets, podran estalviar-se els responsables per prescripció de la infracció. Que s’hagi pogut eliminar documentació pública sense el procediment d’avaluació pertinent i sense que (aparentment) ningú no en tingui constància en un ajuntament on existeix una Comissió Municipal d’Avaluació i Accés Municipal des dels anys noranta és potser el millor exemple de la manca de voluntat política per situar la gestió documental com a prioritat real, precisament, per evitar la necessària rendició de comptes que, en exemples tan dramàtics com el 4F, caldria.

Sense l’efectiu control dels serveis d’arxiu, existeixen molts punt cecs, massa, en l’actuació de l’administració. La gestió de documents permet generar evidències suficients, fins i tot, eliminada la documentació. Aquí rau l’autèntica potència dels arxius en una societat democràtica. Recordem el preàmbul de la Llei d’arxius del 2001: “La llei […] reconeix que l’accés als documents públics és un dret que té tota persona, independentment de la nacionalitat, de la condició o de la funció que tingui, dret que tan sols es pot denegar en aplicació de les limitacions establertes legalment. Així mateix, la Llei considera que per a les administracions públiques la gestió correcta dels documents és essencial pel que fa a la seguretat jurídica i a l’actuació eficaç i transparent i amb obertura a la participació ciutadana”. Dret d’accés, transparència i participació ciutadana. En quin altre text normatiu de fa catorze anys els podeu trobar vinculats tan clarament? Només l’essencialisme patrimonialista que ha encegat bona part de la “vella política” explica que hagi calgut una llei de transparència per tornar a repetir els objectius de “govern obert” que guiaven la llei marc de l’estructura arxivística del país.

Per molts conjunts de datasets que s’ofereixin en flamants portals interactius, l’autèntica transparència (si es vol aconseguir d’acord amb els requisits legals i la bona praxi professional), només vindrà de la reorganització efectiva dels processos administratius i de la integració d’aquests en els canals de comunicació ciutadana. I per això no hi ha falses dreceres (com les encarregades a la Biblioteca General i aquests “documents” en accés obert que ha de difondre). Cal parlar clar a la ciutadania i, sobretot, cal dissenyar àrees de govern significatives i coherents amb aquest ingent esforç. Esperem que l’Ajuntament de Barcelona articuli una política integral de transparència i govern obert fonamentada, si més no, en la coordinació funcional de tots els àmbits materials i agents tècnics implicats. Una política que només prenent el fil d’Ariadna de la gestió documental podrà evitar perdre’s en múltiples laberints d’innovació, creativitat i fetitxisme tecnològic.

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out /  Canvia )

Google photo

Esteu comentant fent servir el compte Google. Log Out /  Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out /  Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out /  Canvia )

S'està connectant a %s